1. OBJETIVO
Dar cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, la cual desarrolla el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellas en bases de datos o archivos y que sea susceptible de tratamiento, así como los derechos, libertades y garantías constitucionales referidos en el artículo 15 de la Constitución Política de 1991 y el derecho a la información del artículo 20. Incluye los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014, 1074 de 2015 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.
2. ALCANCE
Esta política aplica a todos los empleados, aspirantes, exempleados, representantes, agencias, proveedores, aliados y sedes de la compañía, así como a la información de clientes, empleados, proveedores, contratistas, aliados estratégicos, vinculados y socios.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Datos personales: Información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
- Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Dato público: Dato calificado como público por la ley o la Constitución.
- Dato semiprivado: Dato que no es íntimo, reservado ni público, como datos financieros y crediticios.
- Dato privado: Dato íntimo o reservado relevante solo para el titular.
- Datos sensibles: Datos sobre origen racial, étnico, convicciones políticas, religiosas, vida sexual, biométricos o salud.
- Aviso de privacidad: Documento que informa al titular sobre la existencia de la política y el tratamiento de sus datos.
4. METODOLOGÍA
Principios aplicables al tratamiento de datos personales
- Legalidad: El tratamiento de datos es regulado y debe cumplir la ley.
- Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima e informada al titular.
- Limitaciones temporales: Una vez cumplida la finalidad, los datos deben ser suprimidos.
- Libertad: El tratamiento requiere consentimiento previo, expreso e informado.
- Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
- Transparencia: El titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
- Acceso y circulación restringida: Solo personas autorizadas pueden acceder a los datos.
- Seguridad: Se deben adoptar medidas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: Quienes intervengan en el tratamiento deben garantizar la reserva de la información.
- Datos sensibles: No se recolectarán datos sensibles salvo autorización expresa del titular.
Derechos de los titulares de los datos
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso de sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Para ejercer estos derechos, el titular debe presentar una solicitud escrita al responsable o encargado del tratamiento.
Deberes del responsable y encargado del tratamiento
- Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización.
- Informar sobre la finalidad de la recolección y los derechos del titular.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
- Actualizar y rectificar la información.
- Exigir respeto a la seguridad y privacidad de la información.
- Tramitar consultas y reclamos.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
- Informar sobre el uso de los datos y sobre violaciones a la seguridad.
- Usar los datos solo para las finalidades autorizadas.
Casos en los cuales no se requiere autorización
- Información requerida por entidades públicas o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil.
Finalidad del tratamiento de los datos
- Envío de información sobre productos y servicios.
- Desarrollo del objeto de la compañía.
- Cumplimiento de normas aplicables a accionistas, proveedores y contratistas.
- Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social.
- Cumplimiento de compromisos contractuales.
Políticas específicas para el tratamiento de datos personales
Empleados
La compañía informará anticipadamente sobre el tratamiento de datos personales y solo usará los datos para fines de selección y vinculación laboral.
Clientes
Los datos personales de clientes serán almacenados y tratados conforme a la política, accesibles solo por empleados autorizados.
Accionistas
La información de accionistas es reservada y solo se revelará en los casos previstos por la ley.
Proveedores
Solo se recolectarán datos necesarios para la relación contractual y se almacenarán conforme a la política.
Modificación de la política
La compañía puede modificar la política en cualquier momento y notificará a los titulares con al menos 15 días hábiles de antelación.
Consultas y reclamos
Los titulares pueden consultar, actualizar, rectificar o suprimir sus datos mediante solicitud escrita. Las consultas serán atendidas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en 15 días hábiles.
Seguridad de la información
Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Transferencia internacional de datos
La compañía puede transferir datos internacionalmente, siempre que se cumplan los requisitos legales y se garantice el uso adecuado por parte de terceros.
Datos de contacto
Para ejercer derechos sobre sus datos, contacte a habeasdata@gluky.com o diríjase a Ed. Comusa, Carrera 50 No 25-127 Segundo Piso, teléfono (4) 6044800.
Ley, jurisdicción y vigencia
- Constitución Política de 1991, artículos 15 y 20
- Ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1727 de 2009
- Decreto 2952 de 2010
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 886 de 2014
Vigencia: Desde el 11 de septiembre de 2020, con bases de datos vigentes por 10 años prorrogables.